Elektronische facturatie in België
Ontdek hoe u zich kunt voorbereiden op e-facturatie in België: ontdek de kansen en uitdagingen en ontdek hoe Esker uw overgang kan vergemakkelijken.
Verplichte e-invoicing alle B2B-transacties
Op 1 februari 2024 heeft de Belgische regering een wet aangenomen die stelt dat elektronische facturatie voor alle binnenlandse transacties op de B2B markt verplicht wordt per 1 januari 2026. Deze regeling maakt deel uit van de inspanningen van de overheid om het wetboek van de BTW te wijzigen en alle belastingbetalers bijna universeel te verplichten om gestructureerde elektronische facturen uit te geven.
Bedrijven zullen niet langer rechtstreeks facturen naar hun klanten kunnen sturen, maar zullen via een openbaar portaal of een particulier platform van derden gaan.
De Belgische overheid heeft een lijst gepubliceerd van e-factuuroplossingen die aan de eisen voldoen en we zijn blij te kunnen aankondigen dat Esker officieel is opgenomen in de lijst van deze compliant e-factuuroplossingen.
Esker streeft ernaar een wereldwijde oplossing aan te bieden die voldoet aan de Belgische regelgeving voor e-facturatie.
Om aan te sluiten op Peppol heb je een e-invoicing provider nodig met een gecertificeerd Access Point. Als Peppol Access Point is Esker klaar voor het komende Belgische mandaat.
Tijdschema voor elektronische facturatie in België
1 maart 2024: Elektronische facturatie wordt verplicht voor B2G-transacties (uitwisseling tussen bedrijven en overheid)
Vanaf 1 januari 2026: gestructureerde elektronische facturatie wordt verplicht voor bijna alle transacties tussen Belgische ondernemingen die onderworpen zijn aan de btw (B2B), zowel bij het verzenden als bij het ontvangen. Verzending via het Peppol-netwerk, in het Peppol-BIS-formaat wordt verwacht.*
*Het verzenden van een elektronische factuur die voldoet aan de norm EN16931 is alleen mogelijk als er een gemeenschappelijke overeenkomst tussen de koper en de leverancier wordt gevonden. Het verzenden van een papieren factuur als origineel zal vanaf 2026 niet meer worden toegestaan. Het verzenden van een kopie in dit formaat zal echter wel worden toegestaan.
►Bekijk de website van de FOD Financiën voor het laatste nieuws https://financien.belgium.be/nl/ondernemingen/btw/e-facturering/
Tijdschema voor de implementatie van de hervorming van de elektronische facturering in België
De verplichte elektronische facturering tussen bedrijven (B2B) in België maakt gebruik van een specifiek technisch kader om de veiligheid, integriteit en efficiëntie van de uitwisselingen te waarborgen. Hier zijn de sleutelelementen van dit kader:
Factuurformaat:
Bedrijven kunnen kiezen voor Peppol BIS als formaat, of voor een ander formaat dat voldoet aan de EN16931 norm. Deze laatste optie is alleen mogelijk als zowel de leverancier als de koper akkoord gaan met een formaat dat aan deze norm voldoet.
Uitwisselingsplatform:
PEPPOL-netwerk is het centrale platform voor factuuruitwisseling. PEPPOL biedt een veilige en interoperabele omgeving voor bedrijven.Wanneer beide partijen het eens zijn, kunnen ze een andere manier gebruiken om de informatie over te sturen, zolang die aan de Europese Norm EN16931 voldoet.
Archivering:
Elektronische facturen moeten worden gearchiveerd gedurende een periode van 10 jaar, overeenkomstig de wettelijke vereisten. De naleving van deze archiveringsverplichtingen wordt gecontroleerd door de Belgische belastingdienst.
Ontdek de interactieve e-invoicing compliance wereldkaart
Wat is e-factureren?
E-facturatie, ook wel e-invoicing genoemd, houdt in dat een factuur wordt ingediend en wordt ontvangen in een gestructureerde, elektronische vorm die het mogelijk maakt de factuur automatisch en elektronisch te verwerken. Alle verplichte factuurgegevens moeten op de e-factuur staan. Een factuur die per email wordt verzonden in .pdf-, .doc- of .xls-formaat kan niet automatisch worden verwerkt door de ontvanger en wordt daarom niet als e-factuur beschouwd.
De IT-systemen aan de kanten van de verzender en de ontvanger moeten met elkaar communiceren om een factuur automatisch te kunnen verwerken. Europa heeft hiervoor PEPPOL ontwikkeld, een kader dat e-facturering binnen de EU vergemakkelijkt.
E-invoicing of e-facturering maakt factureren en betaald krijgen, alsook uw ontvangen facturen betalen, sneller en efficiënter, de administratieve handelingen rondom het factureren worden lichter en makkelijker. E-invoicing is bovendien betrouwbaarder en veilig. Het is natuurlijk ook kostendrukkend, er is geen papier meer nodig, en dus duurzamer.
Uw bedrijf voorbereiden op B2B e-facturatie
Laat u niet verrassen door het verstrijken van de tijd. 2026 staat al bijna voor de deur, bereid u nu al voor op de e-facturatie. Als u er pas in januari 2026 achter komt dat uw boekhoudsoftware niet geschikt is voor e-facturatie of PEPPOL, is dat meer dan onhandig, u zult niet kunnen factureren! Dat levert dan problemen op voor uw bedrijf, alsook voor uw klanten en leveranciers. Zorg daarom voor een soepele transitie. Hier zijn enkele handige tips die u al kunt implementeren om ervoor te zorgen dat uw bedrijf er klaar voor is!
Voorspel de impact op uw informatiesystemen
Haal de verplichte informatie op, die mogelijk nodig is voor al uw stromen
Optimaliseer uw huidige stromen
Wees voorbereid! Kies één oplossing voor uw behoeften van vandaag en uw behoeften morgen. Een oplossing die u kan ondersteunen bij uw binnenlandse B2B-stromen via Peppol, uw andere internationale B2B- en B2C-stromen.
Knelpunten vermijden
Informeer nu naar de hervorming en bestaande oplossingen, zodat u niet afhankelijk bent van de bandbreedte van de aanbieders. Anticipeer op de configuratie van tools en de training van gebruikers voor het gebruik van nieuwe tools en procedures. Coördineer het project intern.
Goede relaties onderhouden
Blijf in contact met de belastingdienst, uw klanten (die verwachten dat u compliant bent om u te betalen) en uw leveranciers (die weten dat u de factuur heeft ontvangen en verwachten dat u op tijd betaalt).
Waarom Esker?
- Een belangrijke speler in de digitalisering van facturatie in België, eveneens actief in vijftien andere landen.
- Als wereldwijde leider in source-to-pay en order-to-cash oplossingen helpt Esker bedrijven hun factuurverwerking te digitaliseren, zowel bij uitgifte als ontvangst.
- Meer dan 39 jaar expertise, waaronder meer dan 20 jaar ervaring in de cloud.
- Compliant e-facturatie oplossingen in meer dan 60 landen.
- ISO 27001 Gecertificeerd Esker Platform.
- Oplossingen verbonden met verschillende overheidsplatformen en interoperabiliteitsnetwerken, waaronder PEPPOL. Esker is tevens een Peppol "Access Point".
Onze partners
- Coming Soon